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Vers une nouvelle forme du projet d'établissement en action sociale ou socio-médicale

La création d'un dispositif documentaire pyramidale, conforme aux exigences d'un système de management de la qualité, conduit à reconsidérer le contenu et les modalités d'élaboration des projets d'établissement et de service. Avec la loi du 2 janvier 2002 rénovant le code de l'action sociale et médico-sociale, ces projets perdent en effet leur caractère d'écrit exclusif au service de la communication interne et externe. Les documents officiels (livret d'accueil, règlement de fonctionnement...) mais surtout le manuel de procédures (ou guide de fonctionnement), indispensable à la démarche d'évaluation interne ou externe, modifient l'environnemen documentaire. Ce changement a un double impact :
1 - Il autorise un projet plus synthétique dans son contenu (sa longueur ne devrai pas excéder quelques pages).
2 - Il permet un processus d'élaboration simplifié, ne relevant plus d'une démarche participative élargie nécessairement à l'ensemble des intervenants. En effet document de présentation, le projet à pour fonction de décrire les engagements pris de manière quasi contractuelle par l'établissement. Son élaboration aujourd'hui est la responsabilité avant tout de la direction. Les méthodes et les moyens particuliers mis en oeuvre pour remplir ces engagements seront formalisés ailleurs, dans d'autres documents, plus tard éventuellement, mais au terme cette fois d'une coopération avec les équipes ou les professionnels concernés.
Tout en conservant au projet d'établissement sa première place, la mise en oeuvre de l'évaluation entraîne d'une certaine manière sa simplification. Ce nouvel éta confère par ailleurs au projet une plus grande pérennité : une évolution des procédures ou des modes opératoires ne l'affecte plus.

La gestion documentaire dans les établissements sociaux et médico-sociaux

Le décret n°2005-11 du 6 janvier 2005 (J.O. n°6 du 8 janvier) fixant les conditions techniques d'organisation et de fonctionnement des instituts thérapeutiques éducatifs et pédagogiques (ITEP) modifie le Code de l'action sociale et des familles et dispose entre autres choses que le projet d'établissement des ITEP doi «[formaliser] les procédures relatives à l'amélioration de la qualité du fonctionnemen de l'établissement et des prestations qui y sont délivrées. Cette formalisation vient soutenir la mise en oeuvre de l'évaluation interne telle que définie au premier alinéa de l'article L.312-8 du présent code »
On conçoit aisément que cette disposition dans son principe s'applique à tous les établissements sociaux et médico-sociaux.

Plan sommaire du nouveau projet d'établissement

Introduction
- Présentation de la structure : les autorités gestionnaires et/ou de tutelles autorisations et financements, cadre réglementaire.

L'identité et les valeurs
- La référence au projet « visée », projet associatif ou projet institutionnel.
- L'histoire de la structure et les savoir-faire spécifiques acquis au cours de cette histoire.

L'offre de service
- Les personnes accueillies : caractéristiques et besoins. Il convient ici d'indique précisément de quelle façon les besoins ont été identifiés (schémas territoriaux d'organisation sociale ou médico-sociale et enquêtes terrain notamment)
- Le processus d'accompagnement social ou médico-social : modèles théoriques de référence, principes éthiques et déontologiques, processus d'admission prestations offertes, modalités d'évaluation des prestations.
- Les partenariats et le réseau social ou médico-social (conventions, groupement de coopération...).

L'organisation et le fonctionnement de la structure
- La structure humaine et organisationnelle : forme de la structure et processus de prise de décision.
- la gestion des ressources humaines : recrutement et gestion des compétences. - Les modalités de l'évaluation : description du système mis en place pour pratique l'évaluation

Annexes
- Le référentiel qualité ou guide d'auto-évaluation utilisé dans le cadre de l'évaluation
- La synthèse des évaluations successives (présentation graphique des résultats e commentaires)
- Les plans (annuels ou semestriels) d'amélioration continue
- Les modalités de l'évaluation : exemple de rédaction pour un projet d'établissement ou de service

« Dispositions générales

« L'établissement met en oeuvre, entretient et améliore un dispositif d'évaluation et d'amélioration continue de ses activités et de la qualité des prestations qu'il délivre conforme aux exigences de la loi du 2 janvier 2002.
« Ce dispositif prévoit notamment la réalisation annuelle d'une évaluation interne au moyen d'un guide de bonnes pratiques professionnelles, conçu spécifiquement pour l'établissement et mis à jour avant chaque évaluation. Ce guide est organisé autour des six dimensions suivantes :
- Droits des usagers
- Accompagnement éducatif et médico-social
- Gestion des ressources humaines
- Partenariats
- Cadre de vie
- Direction de l'établissement
« A l'issue de chaque évaluation, un plan d'amélioration de la qualité est rédigé. Il est annexé au projet d'établissement et fait l'objet d'un suivi régulier et formalisé. Il est en outre communiqué à l'ensemble du personnel.
Un référent qualité, dont le rôle est défini dans une fiche de fonction, anime et coordonne la mise en oeuvre du système d'évaluation et d'amélioration continue. Il rend compte à la direction du fonctionnement du système

« Dispositions relatives à la documentation

« la documentation relative au dispositif d'évaluation et d'amélioration continue comprend :
- Le présent projet d'établissement énonçant les objectifs, notamment en matière de coordination, de coopération et d'évaluation des activités et de la qualité des prestations, ainsi que ses modalités d'organisation et de fonctionnement. Rédigé par la direction de l'établissement, ce projet est valable pour une durée de 5 ans à compter de sa date de diffusion.
- Un référentiel ou guide d'auto-évaluation élaboré et mis à jour par les professionnels de l'établissement en accord avec les orientations et les recommandations de bonnes pratiques professionnelles propres au secteur.
- Un guide de fonctionnement, qui regroupe l'ensemble des procédures et des modes opératoires en vigueur au sein de l'établissement. Ces documents sont mis à jour et diffusés conformément à une procédure de gestion documentaire figurant en annexe du guide de fonctionnement.
- Des enregistrements établis et conservés pour apporter la preuve de la conformité des activités aux exigences de bonnes pratiques professionnelles. Ces enregistrements sont mentionnés soit dans le référentiel d'auto-évaluation (colonne « élément de preuve ou source d'information »), soit dans le corps de la procédure à laquelle se rapporte l'enregistrement.
« L'organisation des mises à jour et le contrôle de la cohérence des différentes pièces du système documentaire sont assurés par le référent qualité. »

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