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L'intégration d'un nouveau collaborateur

« Rien ne sert de bien sélectionner, il faut aussi savoir intégrer à point ! »


Si un recrutement réussi dépend avant toute chose d’une solide procédure de sélection, procédure elle-même intégrée à une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, l’intégration, dernière étape du recrutement, est fondamentale pour garantir cette réussite et éviter toute désillusion réciproque.
Pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur, tout organisme devra mettre en place une procédure d’intégration institutionnalisée. Cette procédure comprendra un Plan d’intégration individualisé et reposera fondamentalement sur un engagement complet et une réelle disponibilité des différents acteurs.

Bien intégrer est donc une affaire de méthodes mais aussi et surtout de comportement. La procédure d’Intégration Institutionnalisée s’élabore à partir de l’analyse globale de l’espace dans lequel évolue l’organisme d’accueil du nouveau collaborateur et s’adapte à la nature du recrutement (CDD/CDI ; cadre / non cadre).

Cet espace comprend cinq grands domaines dans lesquels tout nouveau collaborateur va devoir s’intégrer.

1)    Le premier domaine est celui de l’Histoire et de la Culture de l’Entreprise. Chaque organisme a ses us, ses coutumes, son langage et aussi ses valeurs. Le nouvel arrivant va devoir rapidement les connaître, les comprendre et les intégrer sous peine d’exclusion.

2)    Le deuxième domaine est celui de la politique globale de l’organisme, de ses projets, de ses objectifs. Où allons-nous ? Pourquoi y allons-nous ? Etc., sont des questions que se pose le nouveau collaborateur et auxquelles il convient d’apporter des réponses. De celles-ci en effet dépend son implication.

3)    Le troisième domaine est celui de l’humain. Le nouveau collaborateur va devoir vivre dans une nouvelle sphère relationnelle, intégrer une nouvelle équipe, une nouvelle ligne hiérarchique, avoir de nouveaux interlocuteurs internes, de nouveaux partenaires externes. Il va lui falloir travailler au quotidien avec de nouvelles personnes, probablement jusque là inconnues : usagers, personnes accueillies, clients, etc. Il s’agira donc ici de l’aider à s’adapter à cette diversité afin que, accepté et reconnu par cet environnement, il s’intègre parfaitement

4)    Le quatrième domaine est celui des lieux et matériels. Avoir des points de repères, identifier son territoire et ses interlocuteurs, situer les moyens mis à sa disposition, etc. constituent des besoins préalables à son intégration.

5)    Le cinquième domaine concerne la dimension juridique. De la convention collective au règlement intérieur, des « habitudes orales » aux procédures qualité, des règles d’hygiène aux règles de sécurité, tout doit être connu et respecté par le nouveau collaborateur dès son entrée sur scène ! Il appartient là encore à l’organisme qui accueille de créer les conditions pour un accès rapide à ces informations.

Pour tenir compte de ces contraintes, la procédure d’intégration institutionnalisée, comportera a minima les éléments suivants :

­    La mise en place d’un vrai moment d’accueil individualisé. Moment plus ou moins long, adapté aux exigences de chaque poste, et qui permettra au « recruteur » et au « recruté » de passer ainsi, dans le cadre d’un entretien, du projet de « travailler ensemble » à sa réalisation effective.

­    La nomination d’un tuteur, réel référent, guide, soutien, voire formateur. Ce tuteur n’est ni juge ni partie, son rôle est de favoriser l’intégration. Il peut aussi assurer la remise au nouveau collaborateur de l’information et des moyens nécessaires à son fonctionnement. Il pourra, le cas échéant, émettre un avis en fin de période d’essai. Que celle-ci se termine par une embauche  ou par la rupture du contrat, le tuteur aura joué son rôle en informant chaque partie du déroulement de la période d’essai.

­    La transmission de documents, indispensables au nouveau collaborateur dans son travail, est un élément essentiel de la procédure. Projets institutionnels, comptes rendus de réunions, livret d’accueil, conventions, règlement intérieur, répertoire divers, etc., rien ne doit manquer au nouvel arrivant. Sa table de chevet se couvrira sûrement de ces nouvelles lectures et, le cas échéant, son PC s’enrichira de nouveaux fichiers ! D'une façon générale, pour chaque recrutement, une liste complète des documents à remettre doit être rédigée et servir au contrôle des informations communiquées au nouveau salarié à son embauche.

­    La mise en place d’une information systématique, aussi bien en interne qu’en externe, sur les recrutements réalisés, constitue un autre facteur de réussite. Journal interne, intranet, affichage, courriers, réunions de service, etc., tous les médias peuvent être utilisés. Informations pour les uns, reconnaissance pour les autres, chacun y trouve son compte.

­    La mise en place d’une visite organisée des lieux est aussi indispensable. Selon la taille de la structure et le nombre de recrutements réalisés, ces visites doivent être programmées. Elles peuvent être l’occasion également d’une formation à la sécurité, (formation par ailleurs obligatoire selon les lois n° 76-1106 et 91-1414 relatives à la prévention des accidents du travail.)


­    La rédaction et la mise en oeuvre d’un Plan d’intégration individualisé représentent la dernière opération clé du processus d’intégration. Ce plan va permettre de suivre efficacement les étapes de l’intégration. Il donnera également plus d’objectivité à la décision qui  sera prise en fin de période d’essai.

Le Plan d’intégration individualisé est à utiliser par le responsable hiérarchique. Il fera largement référence à l’étude de poste utilisée lors du recrutement. Le Plan d’intégration individualisé peut se représenter graphiquement sous la forme d’un tableau comportant cinq parties divisées elles-mêmes en cinq colonnes (voir tableau ci-dessous).

1)    La première partie regroupe les éléments contractuels issus du poste à pourvoir et de la période d’essai à gérer.

2)    La deuxième partie recense les documents à remettre au nouveau salarié, avant et après sa prise de poste ‘embauche)

3)    La troisième partie du document organise la phase d’intégration au sein de l’organisme (collègues de travail, services fonctionnels, etc.). Il est possible de demander au collaborateur de rédiger un « rapport d’étonnement » après chaque visite ou en synthèse, à la fin de cette étape. Cette démarche permettra éventuellement de compléter l’information ou de préciser certains aspects du poste.

4)    Sur les mêmes principes que précédemment, la quatrième partie aborde les relations avec l’environnement externe (clients, fournisseurs, partenaires). Il s’agit ici de donner au nouvel arrivant une vision globale de cet environnement. 

5)    La dernière partie du plan, spécifique à chaque poste, fixe avec précision les objectifs à atteindre en fin de période d’essai, et au-delà, à six mois ou un an. Un véritable « contrat d’objectifs » est alors élaboré. C’est sur la base de ces éléments que seront conduits les entretiens prévus durant la période d’essai et, plus loin, éventuellement, l’entretien professionnel annuel.

Cette fiche peut s’adapter à tous les types d’ « entrants » : intérimaires, CDD, CDI, stagiaires, candidats externes ou internes. Elle doit être transmise dans son ensemble à toutes les personnes concernées. Son suivi est fait au quotidien par le hiérarchique et le nouveau collaborateur



Fiche type d’un

« Plan d’Intégration Individualisé » de :

Nom :
Prénom : 
Poste :
     
Responsable : 
   
     
Nom : Prénom : Poste :
     
Plan élaboré le :    
Diffusé à : …    Le : 
 

PHASES
DURÉE 
OBJECTIFS 
QUAND ?
QUI ?

1 ère Partie-

-    Prise de poste / accueil premier jour

-    Signature contrat

-    1er  entretien Mi-période d’essai

-    2ème entretienfin de période d’essai(courrier de validation)

-    Visite des sites

-    Formation Sécurité

-    Nomination du Tuteur

    Prénom

    Nom

    Poste / fonction

                                 

2ème Partie

-    Remise des documents :(Joindre la liste des documents prévus)

       

3ème Partie

-    Présentation à l’équipe

-    Présentation à la hiérarchie (Bureau, Conseil, …)

-    Présentation aux interlocuteurs internes(liste cf. étude de poste)

-    Adaptation aux « personnes accueillies »

-    Rapports d’étonnement

       

4ème Partie

-    Présentation aux interlocuteurs externes(liste cf. étude de poste)

-    Rapports d’étonnement

       

5ème Partie

-    Rappel des missions et définition des objectifs, planification des points de « contrôle »

-    Elaboration du plan d’adaptation et de formation – planification des étapes de réalisation

-    Divers : respect des contraintes…

       
  
Un recrutement réussi dépend pour une grande part de la capacité de l’organisme à mettre en œuvre un véritable Plan d’intégration individualisé. Grâce à celui-ci, l’arrivée du nouveau collaborateur se fera dans l’harmonie trouvée d’un équilibre entre dimension économique et dimension humaine. Le temps investi dans cette opération sera « payé en retour » par une efficacité accrue du nouveau collaborateur qui, guidé, rassuré, saura ce que l’on attend de lui et comment répondre aux exigences de son nouveau poste. Une intégration de qualité est un moyen de préparer l’avenir. Le nouveau collaborateur, confirmé dans son poste, reconnu par son environnement, évoluera de façon autonome et efficace.

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